Como cobrar um cliente educadamente por WhatsApp?
Cobrar um cliente vai exigir habilidade para não comprometer a relação. A educação e o respeito são fundamentais nesse processo, assim como uma abordagem amigável, que pode aumentar as chances de receber o pagamento sem causar desconforto.
Para começar, separe um momento do dia para organizar essas cobranças e definir qual será o tom da mensagem (mais formal, informal, direto, amigável). Lembre-se de ler o texto em voz alta. Assim você percebe erros ou frases pouco educadas.
Seja transparente nas informações, apresente as possibilidades de pagamento, o cálculo da dívida, data da compra e outras informações relevantes. Por fim, esteja sempre aberto ao diálogo e disposto a negociar. Essa flexibilidade pode ser a chave para resolver a pendência de forma amigável.
Descubra como enviar mensagem de cobrança no WhatsApp
Enviar uma mensagem de cobrança no WhatsApp pode ser mais eficaz do que outros meios de comunicação. No entanto, é importante seguir algumas diretrizes para garantir que a mensagem seja bem recebida.
Fique atento ao tom da mensagem
O tom da mensagem deve ser sempre respeitoso. Evite expressões que possam ser interpretadas como ameaças ou que causem desconforto. Lembre-se de que a cobrança deve ser feita de maneira profissional.
Use cumprimentos e um tom amigável. Mostre que você está disposto a ajudar e resolver a situação da melhor forma possível. Isso ajuda a manter um bom relacionamento com o cliente, mesmo em momentos de cobrança.
Crie um calendário de ações
Organize suas ações de cobrança criando um calendário. Defina prazos para cada etapa, como envio da primeira mensagem de lembrete, mensagem de cobrança e possíveis contatos telefônicos. Isso garante um processo estruturado e eficiente.
Esteja pronto para negociar
Seja flexível e esteja preparado para negociar com o cliente. Ofereça alternativas como extensão do prazo de pagamento ou parcelamento da dívida. Isso pode facilitar o pagamento e evitar a perda do cliente.
Crie as mensagens com antecedência
Antecipe-se e prepare modelos de mensagens para diferentes situações. Tenha mensagens prontas para lembretes antes do vencimento e cobranças após o vencimento. Isso agiliza o processo e garante que a comunicação seja sempre profissional e consistente.
Modelos de mensagem de cobrança para enviar via WhatsApp
Ter modelos prontos de mensagens pode facilitar muito na hora de cobrar um cliente. Aqui estão alguns exemplos para diferentes situações.
Modelo de mensagem de lembrete
Essa é uma sugestão genérica para enviar quando o prazo está próximo de vencer. Muitas vezes o cliente não pagou por esquecimento ou distração.
“Olá, [Nome do Cliente]. Tudo bem? Estamos passando para lembrar que o vencimento da sua fatura referente à compra realizada no dia [data] é amanhã. Caso precise, podemos enviar novamente o código de barras ou um link de pagamento. Qualquer dúvida, estamos à disposição.”
Modelo de mensagem após o vencimento da conta
Caso o prazo do pagamento tenha passado, é hora de fazer uma cobrança. O tom precisa permanecer educado e respeitável. Veja o exemplo:
“Olá, [Nome do Cliente]. Identificamos que o pagamento com vencimento no último dia [data] não foi realizado. Se for preciso, podemos enviar o código de barras ou um link de pagamento novamente. Caso seja necessário negociar o prazo e a forma de pagamento, estamos aqui para ajudar!”
Dicas extras para cobrar um cliente de forma educada e efetiva!
Como dissemos até aqui, cobrar um cliente exige habilidade e estratégia. Para que você esteja bem preparado quando esse momento surgir no seu negócio, trouxemos algumas dicas adicionais para tornar esse processo mais eficiente:
– Outros meios de cobrar clientes além do WhatsApp: o WhatsApp não é a única forma de cobrar os clientes. Experimente canais como e-mail, telefone, SMS ou até cartas.
– Seja cordial: ser cobrado é desconfortável para todos os lados. Mantenha um tom cordial e compreensivo sempre: isso facilita o pagamento.
– Escolha as palavras com sabedoria: termos positivos e clareza são essenciais para que essa comunicação funcione.
– Facilite as formas de pagamento: ofereça várias opções de pagamento, como boleto, Pix e link de pagamento. Além disso, considere a possibilidade de parcelar o valor devido (mesmo que com acréscimo de juros).
– Saiba fazer negociações: negociar prazos e condições de pagamento pode facilitar a quitação da dívida, evitar problemas futuros e aumentar a satisfação do cliente.
– Use e abuse da tecnologia: ferramentas como links de pagamento e QR Codes tornam o processo mais rápido e conveniente para o cliente.
Modelos de mensagem de cobrança para clientes via WhatsApp
Modelo 1:
“Olá [Nome do Cliente], gostaríamos de lembrar que o pagamento referente à sua última compra vence em breve. Estamos à disposição para qualquer ajuda ou esclarecimento que necessite. Agradecemos a sua compreensão.”
Modelo 2:
“Olá [Nome do Cliente], verificamos que o prazo de pagamento da sua fatura expirou. Estamos disponíveis para auxiliá-lo na regularização da situação e encontrar a melhor forma de pagamento para você. Contamos com a sua colaboração.”
Modelo 3:
“Prezado(a) [Nome do Cliente], notamos que ainda não recebemos o pagamento da sua última compra. Ficamos à disposição para solucionar qualquer dúvida e ajudá-lo a regularizar essa pendência. Desde já, agradecemos a sua atenção.”
Modelo 4:
“Caro(a) [Nome do Cliente], gostaríamos de lembrá-lo(a) que a sua fatura vencerá em breve. Estamos à disposição para qualquer suporte necessário e para encontrar juntos a melhor maneira de efetuar o pagamento. Agradecemos a sua atenção.”
Modelo 5:
“Olá [Nome do Cliente], identificamos que o prazo de pagamento da sua última compra já expirou. Estamos prontos para ajudá-lo(a) a regularizar essa situação da melhor forma possível. Contamos com a sua colaboração e compreensão.”
Modelo 6:
“Prezado(a) [Nome do Cliente], estamos entrando em contato para lembrá-lo(a) sobre a pendência de pagamento da sua última compra. Estamos à disposição para esclarecer qualquer dúvida e encontrar juntos a melhor solução para essa questão. Agradecemos a atenção e colaboração.”
Perguntas frequentes (FAQs):
Como devo abordar um cliente inadimplente de forma a manter a boa relação?
Qual a importância de ter modelos de mensagem prontos para cobrança via WhatsApp?
Quais são as melhores práticas para enviar mensagens de cobrança por WhatsApp?
Como faço para negociar com um cliente inadimplente de maneira efetiva?
Quais são as alternativas de pagamento que posso oferecer aos clientes inadimplentes?
Qual a importância de manter um tom cordial e respeitoso nas mensagens de cobrança?
Qual a importância de utilizar tecnologia, como links de pagamento, para facilitar o processo de cobrança?
Conclusão:
Cobrar clientes de forma educada e efetiva é essencial para manter a saúde financeira de um negócio. Utilizar o WhatsApp como ferramenta de cobrança pode ser uma estratégia eficaz, desde que seja feita com respeito e transparência. Com a utilização de modelos de mensagem adequados, organização e flexibilidade para negociar, é possível resolver pendências de forma amigável e manter uma boa relação com os clientes. A tecnologia também pode ser uma aliada nesse processo, facilitando as formas de pagamento e tornando a comunicação mais rápida e conveniente. Seguindo as dicas e modelos apresentados, é possível garantir uma abordagem profissional e eficiente ao cobrar clientes via WhatsApp.
Jornalista formada pela UNIP (2009) e formada em Rádio e TV pelo Centro Universitário Monte Serrat – UNIMONTE (2007).